Google Docs for iPhone

Als u een Microsoft Word-gebruiker bent die de kosten van Office 365 niet heeft kunnen rechtvaardigen, is Google Docs misschien iets voor u: het is gratis, het maakt gebruik van Google Drive-cloudopslag, zodat u overal toegang hebt tot uw bestanden, en het heeft geweldige tools voor samenwerking en opstellen. Laten we eens van dichtbij bekijken wat Docs te bieden heeft.

Pluspunten

Het is helemaal gratis: tenzij u G Suite op uw bedrijf gebruikt, brengt Google Documenten geen kosten in rekening en geeft geen enkele versie ervan advertenties weer. Vanwege het geld dat Google elders verdient, kan het Documenten aanbieden aan niet-zakelijke gebruikers als een soort promotietool voor het merk als geheel.

Documenten gebruikt uw Google Drive-account voor opslagruimte, dus het is technisch gezien niet gratis als u meer nodig heeft dan de 15 GB die daarbij hoort.

Cloudopslag maakt uw werk overal toegankelijk: uw documenten worden standaard in uw Google Drive-account geplaatst en worden praktisch in realtime opgeslagen terwijl u typt. Dus overal waar je toegang hebt tot je Google-account, heb je toegang tot je bestanden en hoef je niet meerdere versies ervan samen te voegen. Je kunt in de app aan een document werken, achter een computer gaan zitten en verdergaan waar je was gebleven.

Je kunt ook offline werken: tegelijkertijd is een internetverbinding niet vereist om Documenten te gebruiken, hoewel je dit moet instellen terwijl je nog steeds verbonden bent. Open gewoon een document in de app, tik op de menuknop met drie stippen in de rechterbovenhoek en tik op de schuifregelaar "Offline beschikbaar" onderaan. Hierdoor kunt u doorwerken wanneer online gaan onbetrouwbaar, onbetaalbaar of onmogelijk is.

Als u G Suite gebruikt, kan offline toegang worden uitgeschakeld door uw beheerder, dus controleer het beleid van uw bedrijf hierover voordat u op zakenreis gaat.

Uitgebreide bewerkingstools kunnen elke fase van een document behouden: Google Docs houdt een lopende geschiedenis bij van elke bewerking die in een document is aangebracht, zodat u nooit eerder conceptmateriaal kwijtraakt dat u later misschien wilt herstellen. Het kan ook wijzigingen bijhouden en u kunt opmerkingen en suggesties toevoegen aan elk woord, elke zin of alinea. Tussen cloudopslag en documentgeschiedenis moet je je uiterste best doen om een ​​document te verknoeien of de toegang ertoe te verliezen.

Robuust delen en exporteren: u kunt uw document delen met iedereen met een e-mailadres en zij kunnen het samen met u in realtime bewerken. Of je kunt ze een kopie sturen, of je kunt er een link naar maken die je naar meerdere mensen kunt sturen of openbaar kunt uitzenden. Ten slotte kunt u gewoon een extra kopie maken om op te slaan in Google Docs, om later te verzenden of om een ​​specifiek concept te bewaren.

nadelen

U kunt uw bestanden niet volledig privé maken: voor individuele gebruikers van Google Drive (waar al uw Google Doc-documenten zijn opgeslagen), bewaart Google een kopie van de coderingssleutels die het gebruikt om uw account te beschermen. Hoewel dit hen in staat stelt de toegang tot u te herstellen als u uw wachtwoord verliest, kunnen deze sleutels ook worden aangetast door een beveiligingsinbreuk, softwarefout of een lek. Rechtshandhaving kan ook toegang krijgen zonder dat u hiervan op de hoogte wordt gesteld.

Vanwege deze potentiële problemen mogen bijzonder gevoelige documenten, zoals belastingaangiften, een arbeidsovereenkomst of een testament, waarschijnlijk niet worden opgeslagen in uw Google Drive, tenzij u ze misschien al beschermt met robuuste versleuteling aan de clientzijde. Uiteindelijk blijft de kluis bij uw bank de beste thuis voor dat soort documenten.

Bottom Line

Hoewel Google Docs niet de veiligste keuze is voor het opslaan van of werken aan echt gevoelige gegevens, is het nog steeds erg moeilijk te verslaan als een samenwerkende tekstverwerker, met functies die historisch zijn voorbehouden aan betaalde producten.